Mise à jour le 9 octobre 2020

Avantages, méthodes et bonnes pratiques pour devenir sans papier en entreprise

En 2011, un Canadien consommait en moyenne 50 kilogrammes de papier par année, soit plus de 10 000 feuilles par an. (Source) Toutefois, au cours des dernières années, une réduction de la consommation de papier s’est fait ressentir. Les moyens pour remplacer l’utilisation du papier sont rendus nombreux et il devient de plus en plus facile d’en réduire sa consommation. En effet, les entreprises adhèrent graduellement au mode de travail sans papier (paperless), qui renvoie au principe de réduire sa consommation de papier et adopter des habitudes qui favorisent cette réduction. 

Ainsi, afin de vous inciter à adopter ce comportement, je vais vous présenter 7 avantages du paperless. Puis, je vous démontrerai que ce comportement peut être appliqué à toutes les entreprises. De plus, pour vous convaincre et vous aider à faire la transition, je vous partagerai quelques conseils et les bonnes pratiques à appliquer lors d’un tel virage numérique. Ensuite, avec un peu de volonté, c’est un mode de travail qui s’adopte facilement et qui en fera bénéficier autant vos employés que votre organisation.

Les avantages du paperless

Tout d’abord, en devenant sans papier (paperless), je vous suggère de vous doter d’une solution infonuagique de stockage pour conserver et partager vos fichiers. Chez ProgressionLIVE, nous utilisons Google Drive, mais vous pouvez également utiliser d’autres solutions simples d’utilisation, telles que Dropbox ou Microsoft OneDrive. Bref, ceci vous permettra d’accéder à vos fichiers en tout temps, de contrôler leur accès, de les retrouver plus rapidement, de libérer de l’espace de stockage physique, de limiter vos risques de pertes ou de sécurité, de diminuer vos coûts et de réduire votre empreinte écologique.

1. Accédez à vos fichiers en tout temps

Premièrement, vous n’aurez plus de restriction quant à la disponibilité de vos dossiers et documents. En effet, avec une solution infonuagique de stockage, vous y aurez accès de n’importe où et à n’importe quel moment. Ainsi, vous pourrez consulter vos données à partir de votre téléphone intelligent, votre tablette ou votre ordinateur quand vous voulez. Bref, cela vous permettra de travailler autant au bureau qu’en télétravail.

2. Contrôlez l’accès aux fichiers

Deuxièmement, les solutions infonuagiques de stockage permettent de contrôler les accès aux fichiers, au moyen d’autorisations. Ainsi, vous pouvez partager un fichier à un collègue en lecture seule ou en lui permettant d’apporter des modifications. De plus, vous pouvez gérer le partage en visualisant les utilisateurs ayant accès aux fichiers et en les retirant n’importe quand. Bref, il est donc facile et simple pour une équipe de travail de se partager des fichiers pour travailler simultanément sur le même projet.

3. Retrouvez plus rapidement vos fichiers

Troisièmement, avec un tel système et un classement irréprochable, l’accès à un fichier précis se fait en quelques clics ou à l’aide d’une barre de recherche. Pensez aux nombres de fois où vous avez eu à chercher un dossier qui était égaré ou mal rangé. De plus, l’informatisation des données améliore la fiabilité des données et accentue la qualité de celles-ci, par sa mise à jour en temps réel. Bref, cela réduit considérablement le temps d’attente des clients et augmente par le fait même votre efficacité au travail.

4. Libérez de l’espace de stockage physique

Quatrièmement, une fois tous vos documents numérisés, l’espace préalablement occupé par vos papiers et dossiers sera désormais disponible. En effet, en optant pour des disques durs externes ou internes, l’espace de stockage se limite seulement à la taille du disque. Puis, si vous optez pour une solution de stockage infonuagique, aucun espace physique ne sera utilisé. Bref, vous n’aurez plus à louer ou occuper des espaces exclusivement pour entreposer vos documents.

5. Limitez vos risques de pertes et de sécurité

Cinquièmement, en adoptant le paperless, vous limiterez les risques de retombées néfastes. En effet, dans un bureau où les documents sont encore en version papier, vous êtes plus propice à être victime d’un sinistre, de la perte ou d’un vol de données que dans un bureau sans papier. Ainsi, avec un contrôle des accès et des autorisations, les documents sont mieux protégés, contrairement aux documents qui traînent sur les bureaux. Bref, il est plus facile de voler, copier ou falsifier un document papier qu’un document dans les nuages qui est protégé par un mot de passe ou difficile d’accès.

6. Diminuez vos coûts d’opération et de papier

Sixièmement, le coût pour devenir paperless peut sembler important, cependant les économies qui en découlent seront considérables. D’une part, les employés passeront plus de temps à travailler plutôt que perdre du temps à rechercher des documents papier. D’une autre part, vous réaliserez évidemment des économies sur l’achat de papier. Puis, comme le papier requiert beaucoup d’espace, vous devez payer pour l’électricité, le chauffage, l’entretien et le nettoyage de ces espaces de stockage. Alors que les documents sur le « cloud » ne consomment presque pas d’énergie.

7. Réduisez votre empreinte écologique

Septièmement, en optant pour un mode de travail sans papier, vous réduirez votre empreinte écologique. En effet, la consommation de feuilles de papier par employé dans un bureau est excessivement élevée, sans parler des cartouches d’encre qui sont aussi néfastes pour l’environnement et prennent des centaines d’années à se dégrader. Ainsi, en réduisant votre consommation de papiers, vous aidez à réduire votre impact environnemental. Bref, une réduction importante de la consommation de papier serait plus écologique pour la planète, permettrait à de nombreuses forêts et nombreux écosystèmes d’être sauvés.

Le paperless, c’est pour tout le monde!

Adopter un comportement paperless convient à toutes personnes et toutes entreprises, car il s’agit principalement de réduire sa consommation de papier et non seulement de l’éliminer. En effet, plusieurs domaines ont modifié leurs méthodes de travail dans les dernières années et ont été sensibilisés face à leur grande consommation de papier.

Par exemple, le changement vers le paperless dans le domaine de la santé a permis d’économiser des coûts phénoménaux et de renforcer la sécurité des patients. En effet, en numérisant les dossiers des patients, le personnel soignant peut maintenant avoir accès au dossier des patients dans un délai beaucoup plus rapide et la sécurité de leurs données est plus sûre. 

Ou bien, davantage efficace pour des employés responsables de la maintenance d’équipements qui peuvent désormais avoir accès aux guides techniques en version informatique. En effet, une recherche d’informations ou de mots-clés s’effectue en quelques secondes comparativement à une recherche dans un guide papier.

Toutefois, l’élimination complète du papier est plutôt complexe, voire impossible pour certains types de métier comme les notaires, avocats et comptables qui requièrent le traitement de papier officiel qui ne peut pas être informatisé. On considérera alors une réduction de la consommation du papier pour ce genre d’organisation, plutôt qu’un bureau exclusivement sans papier. 

Comment faire le transfert vers le paperless?

Tel que vu précédemment dans cet article, la réduction de la consommation de papier est bénéfique pour toute organisation qui adopte un tel comportement. Toutefois, un tel changement ne se fait pas en criant ciseaux. Il requiert une planification rigoureuse et une combinaison de facteurs favorables. C’est aussi un long processus qui demande l’implication de tous les acteurs de l’organisation (employés et cadres). Cependant, quoique ce changement d’habitudes semble fastidieux, son application est relativement simple et les bénéfices sont ressentis à court terme. Ainsi, nous vous proposons 13 conseils qui résument les spécifications requises pour faire la transition vers le paperless.

1. Intégrez le paperless à votre culture d’entreprise

Si vous voulez que le projet fonctionne, vos employés doivent être aussi convaincus que vous que c’est la bonne solution pour l’organisation. Il est primordial que ce mouvement fasse maintenant partie de votre culture d’entreprise, si vous désirez réussir cette transition.  Une des façons d’impliquer vos employés dans l’adoption d’un bureau sans papier est de leur communiquer les bénéfices d’un tel changement et de les impliquer dans les actions prises.

2. Planifiez et structurez votre transition

Pour commencer le transfert vers le paperless, vous devrez mettre en place une structure qui facilite la numérisation de vos documents. En effet, vous devrez déterminer si les documents numérisés peuvent être passés à la déchiqueteuse ou non après avoir été numérisés. Puis, vous devrez établir des objectifs à atteindre et un échéancier pour le transfert de vos documents en numérisation. Ainsi, vous pourrez faire un suivi avec chaque département sur leur avancement vers ce transfert. 

3. Établissez une nomenclature pour vos documents

Je vous suggère également d’établir à l’avance une nomenclature pour vos documents. C’est-à-dire de les nommer et les classer selon un code qui vous sera facile à maîtriser à l’interne. Par exemple, en inscrivant l’année, le département, puis le nom du fichier (Année_Département_Nom du fichier »). Bref, créez un système efficace et facile d’utilisation, tout en vous assurant qu’il est respecté par chacun des membres de votre organisation.

4. Numérisez vos documents

Pour passer au paperless, vous devrez numériser tous vos documents. C’est une étape qui peut sembler laborieuse, mais essentielle si vous voulez réellement réduire votre consommation de papier. Je vous recommande d’utiliser un numériseur efficace, équipé d’un alimenteur. Cela permettra aux personnes chargées de la numérisation d’accélérer leur travail et leur productivité. De plus, il existe même des applications mobiles qui vous permettront de scanner des documents avec votre téléphone intelligent.

5. Investissez dans des méthodes et produits paperless

Plusieurs outils et méthodes de travail peuvent être mis en place pour diminuer l’utilisation de papier en entreprise. Voici quelques exemples :

• Prenez des notes sur un ordinateur ou une tablette plutôt que sur papier;
• Utilisez deux écrans pour travailler pour faciliter votre prise de notes;
• Remplacez les brochures ou dépliants papier par des brochures virtuelles;
• Envoyez vos factures électroniquement au lieu que par la poste;
• Signez électroniquement vos documents avec une application dédiée;
• Réduisez les impressions de papier et favorisez l’impression recto verso;
• etc.

6. Utilisez un service de stockage en ligne

Les services de stockage en ligne (Google Drive, iCloud Drive, OneDrive et Dropbox, etc.) sont nombreux et faciles à utiliser, ce qui rend le transfert vers le paperless plus efficace. En effet, elles permettent de stocker une grande quantité de documents sur le nuage, de les partager en temps réel avec vos collègues pour une collaboration en direct et d’accéder à vos documents de n’importe où, lorsqu’une connexion internet est disponible. Bref, ces solutions vous apportent une économie de temps et un gain d’efficacité considérables. De plus, la sécurité de vos données est renforcée et la perte de données réduite due aux sauvegardes régulières et automatiques.

7. Utilisez un calendrier électronique

Il existe de nombreux avantages à avoir un agenda électronique plutôt que papier. D’un point de vue pratique, vous pouvez avoir accès à votre agenda à distance de n’importe où, contrairement à un agenda papier. Par la suite, vous pouvez voir l’agenda de vos collègues de bureau, ce qui facilite la prise de rendez-vous. Il devient alors facile de gérer votre horaire en ayant accès à une vue d’ensemble de vos rendez-vous pour le mois complet. Ensuite, l’envoi de courriel lors de création d’événements dans votre agenda permet la prise de rendez-vous facile et efficace. Parmi les applications qui vous permettront de gérer votre agenda, la plus populaire est sans doute Google Agenda, suivi de Microsoft Outlook. 

8. Utilisez un outil de gestion des tâches quotidiennes

Avoir un logiciel qui vous permet de gérer vos tâches ou vos projets peut aussi être une option intéressante à avoir. Ainsi, vous pourrez voir vos tâches, projets, notes ainsi que ceux de vos collègues. De plus, vous pouvez élaborer des échéanciers et attribuer des tâches à des collègues. Ce qui vous permettra donc une meilleure gestion de votre temps et celle de votre équipe. Des logiciels comme Asana, Basecamp, Trello ou Monday offrent ce type de service. 

9. Utilisez un système de clavardage à l’interne

Avoir un système de clavardage à l’interne permet les échanges rapides entre collègues en temps réel et cela évite les longs échanges de courriels ou des déplacements/pertes de temps inutiles dans les bureaux. Pour les entreprises n’ayant pas tous leurs employés dans les mêmes bureaux, cela permet une meilleure communication et permet d’instaurer une synergie entre ceux-ci. Plusieurs applications de clavardage sont disponibles, mais la plus populaire est sans contredit Slack qui offre une formule intéressante pour tout type d’entreprise.

10. Sécurisez vos documents

Nous recommandons également de sécuriser votre système dès sa création, surtout si les données sont stockées sur un support physique, comme un disque dur externe. Sachant que les solutions infonuagiques sont toutes protégées par des mots de passe, il n’y a pas de mesures supplémentaires à implanter. De plus, nous recommandons de créer une sauvegarde (back-up) de l’ensemble de votre système sur un autre support informatique. Par exemple, vous pourriez choisir de conserver tous vos documents sur un disque dur externe et de créer une sauvegarde automatisée dans les nuages (ex. : Google Drive).

11. Téléchargez un logiciel PDF

De plus, le classement de vos documents peut se faire plus facilement et plus efficacement si vous vous équipez d’un programme de création de documents au format PDF (Adobe Acrobat). Un tel logiciel vous permettra de renommer, modifier et d’assembler plusieurs documents simultanément. Ce qui accélérera le temps de recherche d’un document précis à l’aide du moteur de recherche de votre solution de stockage.

12. Renseignez vos employés

Éduquer les employés sur les bienfaits et sur le processus du paperless est crucial, car cette habitude implique un changement de mentalité et il faut s’assurer de les convaincre pour concrétiser la transition. Malgré tous vos efforts de planification et de mise en place, les employés sont les principaux acteurs de ce changement et ils doivent être autant convaincus que nous et vous, afin que votre organisation en retire les bénéfices escomptés.

13. Dématérialisez vos bureaux

Afin d’assurer un continuum dans ce processus, il convient de dématérialiser vos espaces de bureau, soit par le retrait de toutes imprimantes non nécessaires. Puis, il faut désormais numériser immédiatement et systématiquement tout nouveau document dès sa réception, tout en s’assurant de l’archiver selon la nomenclature et la classification précédemment planifiées. Finalement, recyclez les documents dès leur numérisation effectuée, sans craindre la perte de fichiers, puisque votre système est sécurisé et qu’il est adéquatement classé selon votre politique de classification.

Les bonnes pratiques à appliquer lors d’un virage numérique

À l’ère d’une quatrième révolution industrielle, un virage numérique est incontournable pour les entreprises. Autant pour assurer leur compétitivité que leur pérennité. Une telle transformation digitale fait référence au déploiement d’une vision. Celle-ci est guidée par l’adoption, l’intégration et l’appropriation des données et des technologies numériques. En effet, les données et les technologies constituent les principaux leviers de différenciation et de croissance. Ainsi, les entreprises qui adoptent un tel virage seront davantage en mesure de saisir les occasions d’affaires.

Toutefois, un tel changement organisationnel comporte un défi de taille, soit la réceptivité des parties prenantes. En effet, la résistance au changement est l’un des premiers réflexes de l’être humain. Quoique cela peut être très constructif, dans la mesure où ceux qui résistent sont souvent ceux qui anticipent les embûches et les difficultés possibles. En effet, la résistance au changement peut être bénéfique pour une organisation si les gestionnaires sont en mesure de déterminer les causes exactes de cette résistance.

Donc, afin d’optimiser vos chances de couronner de succès votre transition, nous vous présentons 6 bonnes pratiques qui vous guideront dans votre virage numérique.

1. Misez sur vos leaders et leur leadership

En tant qu’influenceurs dans votre organisation, vos leaders sont la pierre angulaire de votre virage numérique. En effet, tout changement approuvé par vos leaders renforcera le climat de confiance des employés envers votre vision. Leur leadership entraînera ces derniers à adhérer à votre culture numérique plus facilement. Ainsi, en montrant l’exemple, vos leaders seront également une ressource directe pour vos employés pour traiter le virage au quotidien.

2. Soyez transparent, clair et explicite

Il est primordial d’assurer une transparence dans vos communications avec les parties prenantes au changement. En effet, une communication claire et détaillée évitera à tout employé d’avoir des doutes sur votre vision et ainsi ruiner sa confiance avec votre virage. Il est aussi important de prévaloir la qualité des informations sur la quantité, car une trop grande quantité d’informations aura une perception négative sur vos employés. Puis, il faut savoir répondre aux questions des employés, car un manque de cohérence peut mettre un frein à l’adhésion de ceux-ci à la nouvelle culture.

3. Impliquez tous vos employés

Sachant que les gestionnaires et les leaders de votre organisation ont été convertis à la nouvelle culture numérique, il est important de considérer les employés dans cette démarche. En effet, ceux-ci peuvent contribuer à la réussite de votre transition si vous avez pris le temps d’impliquer tous vos employés et de leur démontrer qu’ils font partie de la solution et qu’ils sont essentiels au virage numérique que votre entreprise entreprend.

4. Planifiez des stratégies proactives

Tel qu’expliqué plus tôt, la résistance au changement est un phénomène observable dans tous les virages drastiques. Ainsi, il est crucial de prévoir des stratégies et des solutions proactives pour s’y ajuster en temps réel. La gestion proactive permet d’identifier les sources et les types de résistance auxquels l’organisation peut faire face pendant sa transition, afin de les contrer avec des solutions réactives qui motiveront les employés à poursuivre la transition.

5. Définissez le budget et les ressources

Considérant l’ampleur du tel changement, il est requis d’évaluer les besoins en ressources (humaines, équipements, financières, etc.) pour l’ensemble des infrastructures technologiques requises pour le virage numérique. La flexibilité est de mise dans l’octroi des ressources est essentielle à l’implantation d’une nouvelle culture organisationnelle.

6. Faites preuve d’une écoute active

Autant qu’il est important de communiquer le changement, autant qu’il est encore plus important d’écouter ce que les parties prenantes ont à dire sur votre virage numérique. Pour contrer leur résistance ou leur fournir les informations nécessaires à leur adaptation, une bonne écoute leur permettra de se sentir impliqués dans le changement et de se sentir écoutés.

Bref, sous l’acronyme C.A.S.E., un virage numérique se résume en 4 lignes directrices qui permettront à votre entreprise de concrétiser ce changement organisationnel : Consulter les employés, Adapter la démarche, Soutenir l’implantation et Écouter leurs préoccupations.

Nous pouvons vous aider

Notre logiciel ProgressionLIVE peut vous aider à éliminer les futurs documents reliés aux demandes de signatures, aux feuilles de temps, aux bons de travail, aux factures et aux formulaires autrefois « contrôlés » par le papier. Notre solution vous permet de gérer tous ces documents dans une simple application web conçue spécialement pour réduire le papier et augmentez la productivité de votre entreprise. Contactez-nous pour découvrir comment ProgressionLIVE pour vous aider à atteindre votre objectif paperless!

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