Une nouvelle automatisation est maintenant disponible dans notre module d’automatisation : la consolidation de tâches.
Cette automatisation a pour objectifs de simplifier la facturation, particulièrement pour les clients qui voudraient facturer progressivement ou par projet.
Dans cet article, nous vous présenterons des cas d’usage souvent rencontrés chez nos clients afin de vous donner quelques pistes d’utilisation.
Consolidation par projet
Est-ce fait pour vous? : Vous devez souvent compléter plusieurs tâches pour terminer un projet? Vous voulez facturer les travaux au client via une seule facture et pas chaque fois qu’une tâche est complétée?
Cas d’usage : Martin doit effectuer des travaux d’excavation et de pavage pour un client. Il veut lui envoyer une seule facture à la fin des travaux. Il crée donc une tâche principale qui sera utilisée pour la facturation puis deux sous-tâches, une pour les travaux d’excavation et une autre pour le pavage.
Lorsqu’une sous-tâche est terminée, le contenu de celle-ci (facture, pièces jointes, photos, etc.) est automatiquement transféré vers la tâche principale. Une fois tous les travaux complétés, la facture est consolidée dans la tâche principale et est envoyée au client.
Bonnes pratiques : Avec cette automatisation, il est possible de gérer des projets d’envergure. Il n’y a pas de limite au nombre de sous-tâches qui peuvent être consolidées.
Si vous désirez consolider les photos et les pièces jointes, il est recommandé de bien les nommer. À terme, la tâche principale contiendra beaucoup de pièces jointes et ça peut vite devenir pêle-mêle. En identifiant vos pièces jointes avec le numéro de la sous-tâche, vous vous simplifierez la vie pour la suite.
Vous pouvez aussi utiliser cette automatisation pour regrouper sur une seule facture les tâches de plusieurs employés. Autrement dit, cette automatisation évite de devoir créer des tâches qui s’étendent sur plusieurs jours.
Facturation progressive
Est-ce fait pour vous? : Vous travaillez sur des projets qui s’étendent sur de longues périodes et devez facturer tout au long du projet.
Cas d’usage : Kim travaille sur un projet d’installation de fibre optique qui s’étalera sur plusieurs mois. Elle doit facturer les travaux au client chaque mois. Elle crée donc une tâche principale de type « Facture » qui consolidera toutes les sous-tâches complétées pour ce client. À la fin du mois, elle ferme la facture, l’envoie au client et crée une nouvelle tâche « Facture » pour le mois suivant.
Bonnes pratiques : combinez la facturation progressive avec l’automatisation d’envois de courriel afin d’envoyer la facture au client dès que la tâche est terminée.
Vous pouvez aussi la combiner avec l’automatisation de création de tâches sur transition pour créer votre nouvelle facture automatiquement.
Comme pour la consolidation par projet, nous vous recommandons de bien prendre le temps de nommer les pièces jointes pour éviter toute confusion avec vos administrateurs ou vos clients.