La création de tâche automatisée lors d’une transition vous permet de donner vie à votre processus d’affaires et d’automatiser plusieurs étapes redondantes dans votre processus. C’est un outil crucial pour une utilisation optimale de ProgressionLIVE.
Dans cet article, nous vous présentons quelques cas d’usage couramment utilisés chez nos clients que vous pourriez implémenter vous-même dans notre nouveau module d’automatisation.
Créer une nouvelle tâche à l’acceptation d’une soumission
Est-ce pour vous? : Chaque soumission que vous soumettez doit devenir une tâche dans ProgressionLIVE. Actuellement, vous créez manuellement chaque tâche après l’acceptation d’une soumission.
Cas d’usage : Lucie a envoyé une soumission au client. Le client accepte la soumission et Lucie modifie l’état de la soumission à « Accepté » . L’automatisation se met alors en marche et une nouvelle tâche pour les travaux est automatiquement créée. Les informations pertinentes sont recopiées dans la nouvelle tâche.
Bonnes pratiques : Combinez cette automatisation avec notre automatisation d’envoi de courriel ou notre automatisation d’envoi de texto afin de toujours notifier les bonnes personnes de la création d’une nouvelle tâche. Lors de la configuration de l’automatisation, vous pouvez sélectionner les informations que vous souhaitez copier vers la nouvelle tâche créée.
N’oubliez pas cependant qu’une fois la nouvelle tâche créée, celle-ci est complètement indépendante de la tâche originale. Des changements effectués dans l’une des tâches ne seront pas répercutés dans l’autre.
Créer une tâche de suivi à la fin des travaux
Est-ce pour vous? : Vous devez gérer manuellement des rappels clients plusieurs mois, voire années à l’avance. Vous voulez garantir un service de qualité à vos clients en les rappelant à des intervalles réguliers.
Cas d’usage : Jacques vient de terminer l’installation d’un climatiseur chez un client. La garantie pour ce type d’installation est de 1 an et Jacques veut rappeler le client dans 11 mois afin de s’assurer que tout se passe bien. À la fin des travaux, la tâche de rappel se crée automatiquement et Jacques modifie la date de rendez-vous pour dans 11 mois.
Bonnes pratiques : La tâche de suivi peut être assignée à n’importe quel employé du compte, il est donc facile de créer des tâches de suivi qui seront réalisées par d’autres équipes de travail.
Vous pouvez ajouter un champ pour prendre des notes qui seront recopiées vers la nouvelle tâche. De cette façon, la personne responsable de la planification saura de quoi il est question et pourra plus facilement faire son travail.
Créer une nouvelle soumission à partir de la tâche
Est-ce pour vous? : Vous devez souvent soumettre des extras. Pendant l’exécution des travaux, il arrive parfois qu’une nouvelle visite soit nécessaire.
Cas d’usage : Éric vient de terminer la maintenance d’une unité de climatisation, mais il a remarqué qu’une autre unité fuyait et qu’une nouvelle visite sera nécessaire. Éric remplit un champ de note et détaille les nouveaux travaux à effectuer, puis il change l’état de la tâche pour « Terminé avec soumission ». Une nouvelle tâche de soumission se crée alors.
Bonnes pratiques : Combinez cette automatisation avec notre automatisation d’envoi de texto ou d’envoi de courriel pour notifier les bonnes personnes le plus rapidement possible.
Il peut être nécessaire d’avoir deux états de fin de travaux : avec et sans soumission, car vous ne voulez pas nécessairement créer une soumission à chaque fois.
Vous pouvez même ajouter une section entièrement dédiée à la soumission dans votre tâche. Ces champs peuvent même être obligatoires lors du changement d’état pour vous assurer de collecter le plus d’informations possible pour la nouvelle visite.